Mnoho z nás se setkává s psaním emailů na denní bázi. Jaký je správný postup při psaní emailů? Jak originálně zakončit takový email, abychom se vyhnuli ohraným frázím? Prozradíme si i kdy se hodí neformální zakončení emailu a jak prostě nebýt nudný.
Jak napsat email
Začněme pěkně od začátku, jakou strukturu by takový email měl mít?
- Pozdrav – záleží na tom, zda osobu, které email píšeme, známe nebo ne
- Oslovení – nezbytná součást emailů, na kterou občas zapomínáme (pozn. emailu dodá osobitost, můžeme oslovit jménem, příjmením nebo vážená paní/pane)
- V prvních větách vysvětlíme, co potřebujeme (stručně a jasně)
- V dalších odstavcích případně můžeme rozčlenit na odrážky nebo jen věty v odstavci, jedná se o konkrétní styl emailu a požadavku, který máme. Obecně platí, že by email měl být přehledný
- Poděkování, přání hezkého dne nebo další vhodné zakončení
- Podpis (podpis by neměl vypadat jako reklamní plocha vaši firmy)
Zlatá pravidla, na která bychom při psaní emailu měli vždy myslet
- předmět emailu – neměl by nikdy být prázdný a měl by být co nejvíce výstižný
- slovosled, gramatické chyby (ty by se neměly v emailu nikdy objevit)
- zadávejte adresáta jako poslední věc, mohlo by se totiž lehce stát, že odešlete nekompletní email nebo email bez přílohy
- vyvarujte se vykřičníků, působí to hrubě
- smajlíkům bychom se měli také vyhnout, hlavně pokud píšeme formální email, pokud je to email na neformální úrovni, zase takový prohřešek to není
- CAPS LOCK také do emailu nepatří
Závěrečný pozdrav v emailu
Jak jsme slíbili v úvodu, prozradíme si nejlepší závěrečné pozdravy, které v emailu můžete použít
- Přeji hezký den a jsem s pozdravem
- S úctou
- Děkuji a budu se těšit na vaši odpověď
- Díky za spolupráci/mám radost z budoucí spolupráce
- Bylo mi potěšením s vámi spolupracovat
- Se srdečným pozdravem
- Těším se na brzké setkání
Neformální rozloučení v emailu
Pokud píšete někomu, koho dobře znáte nebo kolegovi, se kterým si tykáte a je z vedlejšího oddělení, můžete použít například tyto fráze:
- Měj/te se pěkně
- Díky a vidíme se na (zítřejším) meetingu
- Opět díky za rychlou kooperaci
- Pěkný a usměvavý den
- Vždy s tebou rád spolupracuji
Dejme si pozor na nesmyslné děkování v emailu, ve kterém se to nehodí. Například, když se ucházíme o zaměstnání nebo v pracovní konverzaci, pokud posíláme př. obchodní nabídku. Vždy by měl závěrečný pozdrav odpovídat celému kontextu konkrétního emailu.
Nebaví vás psaní emailů nebo vaše současná práce? Podívejte se na rekvalifikační kurzy a zkuste, co by vás bavilo.
