Každý živnostník zná ten pocit. Schůzka skončila, práce odvedena, ale ještě musíte sednout k počítači, otevřít fakturační aplikaci a vše ručně vyplnit. A to je teprve začátek. Pak je potřeba hlídat splatnosti, přepisovat přijaté faktury od dodavatelů, párovat platby. Dobrá zpráva je, že fakturační nástroje dnes umožňují automatizovat hned několik rutinních úkolů a s příchodem umělé inteligence se možnosti dál rozšiřují. A vy tak máte volné ruce na vaše podnikání.
Automatizace fakturace
Základní automatizace nevyžaduje žádnou umělou inteligenci. Fakturační aplikace, jako je například Fakturoid, automaticky párují příchozí platby s vystavenými fakturami, takže vždy víte, co je zaplacené a co ne. Zároveň za vás hlídá, kdo po splatnosti nezaplatil, a hravě zvládná i zasílání automatických upomínek. Fakturujete stejným klientům každý měsíc stejnou částku? Nastavte si šablonu opakující se faktury a systém ji vystaví sám.
Provozujete e-shop? Propojte ho s fakturačním nástrojem a faktury se budou vystavovat a odesílat samy. S každou objednávkou, bez nutnosti vašeho zásahu.
Vytěžování přijatých faktur pomocí AI
Další vrstvou automatizace je vytěžování přijatých dokladů. Přijde vám faktura od dodavatele a vy ji místo ručního přepisování nahrajete do aplikace a AI sama vyplní dodavatele, částku, datum splatnosti i variabilní symbol. Vy vše jen zkontrolujete a potvrdíte. Fakturoid tuto funkci nabízí od roku 2023, cena za jedno vytěžení je 4 Kč. Soubory ve formátu ISDOC vytěžuje zdarma.
Fakturace z AI chatu
Nejnovější možností je vystavovat faktury přímo z AI chatu, aniž byste se museli přihlašovat do fakturační aplikace nebo vyplňovat formuláře. Sedíte v kavárně po schůzce a chcete klientovi hned poslat fakturu? Napíšete do ChatGPT nebo Clauda jeden příkaz, třeba „Vystav fakturu pro firmu XY za konzultaci za 5 000 Kč, splatnost 14 dní“, a vše se odehraje na pozadí samo.
Tohle propojení umožňuje takzvaný MCP server, který umožňuje komunikaci AI nástroje s externími aplikacemi. Fakturoid je v současnosti jediným českým fakturačním nástrojem v oficiálním katalogu aplikací ChatGPT. Propojení zvládnete nastavit za pár minut, bez technických znalostí nebo API klíčů. Funguje s ChatGPT, Claudem, Gemini i OpenAI Codexem. Připravili jsme pro vás konkrétní tipy a návody, jak AI co nejefektivněji využít.
Přes AI chat pak také zjistíte, kdo vám dluží a kolik, necháte si udělat přehled příjmů a výdajů za libovolné období nebo označíte přijatou platbu. Administrativa, která dříve trvala hodiny, se tak zkracuje na desítky minut.
