Spočítali jste někdy, kolik hodin ročně trávíte fakturací? Hledání šablony, vypisování firemních údajů zákazníka, ruční výpočet DPH, kopírování čísla účtu… U živnostníka, který vystaví třeba tři faktury týdně, se hodiny administrativy za rok rychle nasčítají. Online fakturační nástroje tento čas zkracují na minimum.
Faktura za minutu a klidně z mobilu
Kdy naposledy jste vystavili fakturu za méně než minutu? S fakturační aplikací to není nadsázka, ale skutečnost. Zákazníky si uložíte do adresáře a při další fakturaci je jen vyberete ze seznamu. Položky, které fakturujete opakovaně, si dáte do ceníku: stačí je pak vybrat a program doplní cenu i DPH sazbu sám.
Číslo dokladu, variabilní symbol, datum splatnosti – to vše program nastaví automaticky. A pokud zákazníka zadáváte poprvé, stačí napsat IČO a program si data doplní sám z registru ARES. Žádné opisování názvu firmy, adresy ani DIČ.
Fakturační aplikace počítají i s tím, že nemáte neustále po ruce počítač, proto nabízí možnost fakturovat rovnou z mobilu. Mezi kávou a zákuskem v kavárně klidně můžete poslat pár faktur.
Jednou zadáte, stokrát použijete
Největší zloděj času při ruční fakturaci je opakování. Stejný zákazník, stejné položky, stejné platební údaje – a přesto to musíte pokaždé vyplňovat znovu. Fakturační aplikace tohle řeší hned několika způsoby.
Pokud fakturujete pravidelně – třeba měsíční paušál za správu webu nebo pronájem bytu – nastavíte si šablonu a systém faktury vystaví a odešle automaticky ve vámi zvolený den. Vy na to už nemusíte myslet.
Pro zákazníky, kteří si objednávají podobné věci opakovaně, pak vytvoříte fakturu zkopírováním té předchozí – změníte jen datum a případně množství. Celý proces trvá pár vteřin.
Konec ručního hlídání plateb
Kontrolujete účet několikrát denně, jestli už peníze dorazily? S fakturačním programem propojeným s vaším bankovním účtem tohle odpadá. Systém sám rozpozná příchozí platbu a označí fakturu jako uhrazenou.
Když klient nezaplatí včas, dostane automatickou upomínku – bez toho, abyste museli cokoliv řešit nebo posílat nepříjemné e-maily. Vy se mezitím věnujete důležitější práci.
Méně chyb = méně opravování a omluv
Rychlost a přesnost jdou ruku v ruce. Když data opisujete ručně, chybám se nevyhnete – překlep v čísle účtu, špatná sazba DPH, zapomenuté IČO. Každá taková chyba znamená další čas: opravit fakturu, poslat znovu, čekat na zaplacení. A ještě se klientovi omluvit.
Aplikace na fakturaci automatickým doplňováním z registrů a ceníku chybám předchází. A pokud se vám někdy stane, že vydáte chybnou fakturu, opravný dobropis vystavíte na pár kliknutí.
Vyzkoušejte si pohodlnou fakturaci
Oblíbený český fakturační program iDoklad nabízí plný přístup ke všem funkcím po dobu 60 dní zdarma – bez zadání platební karty. Zkuste si vytvořit fakturu zdarma s iDokladem a schválně si spočítejte, kolik času vám fakturace reálně zabírá teď a jak dlouho to bude trvat s programem. Bezplatný tarif můžete využívat dál s limitem pro 5 odběratelů, a nebo přejít na vyšší tarif.
Čas ušetřený na fakturách je čas, který můžete proměnit v další zakázky. Nebo si ho prostě nechte pro sebe.
Zdroj obrázku: nikkimeel / stock.adobe.com